Известие за поверителност на данните на упълномощени представители на клиенти
Примерен текст; изисква правна проверка. Преди публикуване този текст трябва да бъде прегледан от юрист.
Настоящото известие относно обработването на личните данни на представителите и служителите на агенции за недвижими имоти, строителни предприемачи и други корпоративни клиенти, които встъпват в търговски отношения с XOUNOX („Imotilist“), е изготвено в съответствие с чл. 13-14 от GDPR и ЗЗЛД.
Известието обхваща представителите на клиенти, които откриват корпоративен акаунт или сключват договор с Imotilist, както и лицата, които действат от тяхно име. За индивидуалните потребители се прилага Известие за поверителност на данните на потребителите.
1. Администратор на данни и обхват
Администратор на данните е XOUNOX. Известието обхваща физическите лица, чиито данни се събират в качеството им на представител на клиент, лице с право на подпис, администратор на корпоративен акаунт, получател на фактури и потребител на системата.
По отношение на данните на собствените клиенти на офиса, въведени в CRM системата, администратор е офисът, а Imotilist е обработващ лични данни от името на офиса (чл. 28 от GDPR). Тези отношения се уреждат с отделен договор за обработване на данни.
2. Обработвани лични данни
В рамките на корпоративните отношения могат да се обработват следните данни:
- Данни за идентификация и контакт (име и фамилия, длъжност, служебен имейл, телефон)
- Документи за представителна власт и право на представителство (вписване в Търговския регистър, пълномощно)
- Данъчна и финансова информация (ЕИК, ДДС номер, фактури и записи за плащания)
- Записи за използването на корпоративния акаунт и информация за сигурността на операциите
- Записи на запитвания и комуникация (имейл, поддръжка, формуляр)
3. Цели на обработването
Вашите данни се обработват за целите на управлението на отношенията с клиентите, сключването и изпълнението на договори, откриването и оторизирането на корпоративни акаунти, фактурирането и събирането на плащания, проверката на представителната власт, информирането относно услугите и отговарянето на запитвания за поддръжка.
4. Начин на събиране и правни основания
Вашите данни се събират чрез корпоративния формуляр за кандидатстване, процесите по сключване на договори, имейл и телефонни разговори. Обработването се основава на изпълнение на договор (чл. 6, пар. 1, буква б) от GDPR), законово задължение (чл. 6, пар. 1, буква в): Закон за счетоводството, Закон за данък върху добавената стойност), законен интерес (чл. 6, пар. 1, буква е): комуникация с клиента юридическо лице и проверка на представителната власт) и при необходимост съгласие (чл. 6, пар. 1, буква а)).
5. Предаване на данни
Вашите данни могат да бъдат предавани на доставчици на счетоводни и одиторски услуги, на платежната институция (Stripe), на доставчици на облачни услуги, на дружества от групата и на законово оправомощени органи (Национална агенция за приходите (НАП), съдилища и др.). Предаването извън ЕИП се извършва при спазване на гаранциите по чл. 44-49 от GDPR.
6. Срок на съхранение и сигурност
Счетоводните регистри и фактурите се съхраняват 10 години съгласно Закон за счетоводството чл. 12 ал. 1 т. 2, а останалите счетоводни документи се съхраняват 3 години съгласно т. 3 (сроковете започват да текат от 1 януари на годината, следваща съответния период). Останалите данни се съхраняват след прекратяването на търговските отношения за срока на давността във връзка с евентуални претенции. След изтичане на срока данните се изтриват или анонимизират. Прилагат се технически и организационни мерки срещу неоторизиран достъп.
7. Вашите права и как да се свържете с нас
Съгласно чл. 15-22 от GDPR имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните и възражение, както и право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД, www.cpdp.bg) (чл. 77). На заявленията се отговаря в срок от един месец.
За всякакви въпроси, искания и заявления във връзка с този текст можете да изпратите имейл на [email protected] или да използвате формата на страницата ни Контакти.